Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 25 mars 2026

La présente politique de confidentialité explique comment Technologie Optic.ca Inc. (« Optic.ca », « nous », « notre ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels lorsque vous visitez notre site web, utilisez nos services, demandez une soumission, effectuez un achat ou communiquez autrement avec nous.

Coordonnées – Protection des renseignements personnels

Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité, vos renseignements personnels ou une demande relative à la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Courriel : confidentialite@optic.ca

Adresse postale :
Technologie Optic.ca Inc.
À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels
2871, rue Star, local 2
Saint-Hubert (Québec) J3Y 3W5
Canada

Portée et aperçu

La présente politique de confidentialité vise à assurer la transparence conformément aux lois canadiennes applicables en matière de protection des renseignements personnels, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), RLRQ c P-39.1, telle que modifiée par la Loi 25.

La présente politique s’applique aux renseignements personnels recueillis par Technologie Optic.ca Inc. par le biais de notre site web, lors de communications directes avec nous et dans le cadre de nos produits et services.

Nos services et notre site web sont principalement destinés à des relations commerciales de type interentreprises (B2B), incluant les interactions avec des représentants, employés, dirigeants ou autres personnes de contact de clients, fournisseurs, partenaires ou organisations actuels ou potentiels.

Renseignements personnels – Aux fins de la présente politique, l’expression « renseignements personnels » désigne toute information concernant une personne identifiable, directement ou indirectement.

Responsable de la protection des renseignements personnels – Le responsable de la protection des renseignements personnels est la personne responsable au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi 25. Il veille au respect de la législation applicable, incluant l’application des politiques, pratiques et procédures relatives à la gouvernance des renseignements personnels.

Applicabilité aux relations B2B – Pour plus de certitude, les renseignements personnels concernant les représentants, employés, dirigeants ou autres personnes identifiables agissant dans un contexte professionnel ou commercial sont protégés conformément à la législation applicable, malgré la nature interentreprises de nos activités.

Modifications à la politique de confidentialité

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter des changements apportés à nos pratiques, à nos technologies, à nos fournisseurs de services, à nos obligations légales ou à nos activités commerciales.

Lorsque des modifications sont apportées, la version mise à jour de la politique est publiée sur cette page et la date de la « Dernière mise à jour » figurant en haut de la politique est révisée en conséquence.

Lorsque requis par la loi, nous fournirons un avis plus précis et, le cas échéant, obtiendrons le consentement requis avant d’appliquer toute modification substantielle à la manière dont nous recueillons, utilisons ou communiquons des renseignements personnels.

Gouvernance des renseignements personnels

Nous avons adopté des politiques et des pratiques internes encadrant la gestion des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, incluant leur collecte, leur utilisation, leur communication, leur conservation et leur destruction.

Ces mesures de gouvernance définissent les rôles et responsabilités de notre personnel, établissent des règles de conservation et de destruction, et prévoient un processus de réception et de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

Les informations relatives à nos pratiques de gouvernance peuvent être obtenues sur demande en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Collecte des renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels de différentes façons, notamment :

Directement lorsque vous remplissez un formulaire, demandez une soumission, passez une commande, créez un compte ou communiquez avec nous par courriel, téléphone ou autrement ;
Automatiquement lorsque vous utilisez notre site web, notamment au moyen de témoins (cookies), d’outils d’analyse ou de technologies similaires ;
Par l’entremise de fournisseurs de services ou de tiers qui soutiennent nos activités (paiement, expédition, analytique, opérations commerciales) ;
Dans le cadre d’interactions commerciales découlant d’une soumission, d’une vente, d’un service après-vente ou d’une relation contractuelle.

Catégories de renseignements personnels recueillis

Renseignements fournis directement : nom, nom de l’entreprise, adresse courriel, numéro de téléphone, renseignements de facturation et d’expédition, détails de soumission et de commande, renseignements transactionnels, identifiants de compte, ainsi que le contenu des communications que vous nous transmettez.

Renseignements recueillis automatiquement : adresse IP, informations sur le navigateur et l’appareil, pages consultées, durée de navigation, source de référence, informations générales de navigation, identifiants de témoins et autres identifiants en ligne similaires.

Renseignements provenant de fournisseurs ou de tiers : renseignements fournis par des plateformes web, des fournisseurs analytiques, des processeurs de paiement, des services d’expédition et des systèmes internes de gestion des relations clients et des commandes.

Consentement et renseignements sensibles : certains renseignements personnels peuvent être considérés comme sensibles, notamment les renseignements de paiement et les identifiants de compte. Lorsque requis, ces renseignements sont recueillis avec un consentement exprès et protégés par des mesures de sécurité renforcées adaptées à leur sensibilité.

Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels notamment pour :

Exploiter, maintenir et améliorer notre site web et nos services ;
Répondre aux demandes, soumissions et questions des clients ;
Traiter et gérer les commandes, paiements, expéditions, retours, garanties et services à la clientèle ;
Créer, gérer et maintenir les comptes clients ou utilisateurs, le cas échéant ;
Communiquer avec vous au sujet de votre demande, de votre compte, de votre commande ou de votre relation commerciale avec nous ;
Analyser l’utilisation du site web et améliorer notre site, nos produits, notre contenu et l’expérience utilisateur ;
Détecter, prévenir ou enquêter sur les fraudes, les utilisations abusives, les incidents de sécurité ou toute autre activité illégale ou nuisible ;
Respecter nos obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables et contractuelles ;
Protéger nos droits, nos biens, nos opérations, notre personnel, nos clients et l’intégrité de nos services ;
Vous envoyer des communications marketing ou promotionnelles lorsque la loi le permet ou lorsque vous y avez consenti, et pour gérer vos préférences ou vos désabonnements.

Les communications électroniques à caractère promotionnel sont envoyées conformément à la législation applicable en matière de pourriel. Si vous recevez des courriels marketing ou promotionnels de notre part, vous pouvez vous désabonner à tout moment en utilisant le lien de désabonnement inclus dans le message ou en nous contactant directement.

Communication des renseignements personnels

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels aux catégories de destinataires suivantes, lorsque nécessaire :

Fournisseurs de services technologiques et de commerce électronique (incluant Shopify) ;
Fournisseurs d’outils analytiques (incluant Google Analytics) ;
Processeurs de paiement et institutions financières ;
Fournisseurs de services d’expédition, de logistique, de garantie, d’exécution et d’assistance clientèle, le cas échéant ;
Systèmes d’information internes et fournisseurs de services qui prennent en charge la création de devis, la gestion des commandes, l’ERP, le CRM, la tenue des registres et l’administration des affaires, y compris les services Microsoft 365 et Microsoft Dynamics 365 ;
Conseillers professionnels tels que des avocats, des comptables, des auditeurs, des assureurs ou des consultants ;
Autorités gouvernementales, organismes de réglementation, tribunaux, forces de l’ordre ou autres parties lorsque la loi l’exige ou le permet ;
Autres parties dans le cadre d’une transaction commerciale, d’une réorganisation, d’un financement, d’une vente, d’une fusion ou d’un événement d’entreprise similaire, sous réserve des garanties appropriées.

Témoins (cookies) et analytique

Comme de nombreux sites web, nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour assurer le bon fonctionnement du site, mémoriser les préférences, comprendre son utilisation, améliorer ses performances et mesurer le trafic.

Témoins essentiels – Certains cookies sont nécessaires au bon fonctionnement du site web, notamment pour la sécurité, la navigation, la gestion de session et les fonctionnalités liées aux achats ou au compte, le cas échéant.

Témoins analytiques – Nous utilisons des outils d’analyse, notamment Shopify Analytics et Google Analytics, pour mieux comprendre comment les visiteurs utilisent notre site web et pour améliorer ses performances, son contenu et l’expérience utilisateur.

Choix et consentement – Les cookies non essentiels et les technologies similaires sont désactivés par défaut et ne sont activés qu’après obtention d’un consentement valide via nos outils de gestion des cookies, le cas échéant. Les utilisateurs peuvent retirer ou modifier leur consentement à tout moment via ces mêmes outils.

Conservation, fournisseurs de services et transferts hors Québec

Nous utilisons des fournisseurs de services et des systèmes d’information pour soutenir nos activités, notamment l’hébergement de notre site web, l’analyse de données, l’établissement de devis, le traitement des commandes, les communications, la tenue de dossiers et la gestion de la relation client.

Notre instance Microsoft 365 est hébergée au Canada et, lorsque cela est possible, nous privilégions les services Microsoft offerts au Canada. Cependant, certains fournisseurs tiers que nous utilisons, ainsi que certains services infonuagiques ou charges de travail, peuvent traiter ou stocker des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada, selon leur architecture de service et les mesures de protection applicables.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous évaluons les risques pour la protection de la vie privée associés à une telle communication, conformément aux lois applicables, notamment en procédant à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) lorsque cela est requis. Nous mettons en œuvre des mesures de protection contractuelles, techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des renseignements et à la juridiction concernée.

Conservation des renseignements personnels

Nous ne conservons les renseignements personnels que pendant la période raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, notamment pour répondre aux demandes de renseignements, soutenir les relations avec les clients, gérer les devis et les commandes, respecter les obligations légales ou financières, résoudre les litiges et faire respecter les ententes.

Les durées de conservation sont déterminées en fonction de la nature des renseignements, des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, de la durée de la relation commerciale et des exigences légales, réglementaires, comptables ou contractuelles applicables.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous cherchons à les détruire, les supprimer, les anonymiser ou les dépersonnaliser de toute autre manière, sous réserve des exigences légales applicables et des limitations techniques.

Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et organisationnelles visant à protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification ou toute autre manipulation inappropriée.

Ces mesures peuvent comprendre des contrôles d’accès, des mécanismes d’authentification, des autorisations basées sur les rôles, des contrôles des fournisseurs, une surveillance et des pratiques de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements et à la nature de nos activités.

Aucune méthode de transmission sur Internet ni aucune méthode de stockage électronique n’est totalement sécurisée. Par conséquent, bien que nous nous efforcions de protéger adéquatement les renseignements personnels, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

Vos droits et vos choix

Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et demander la rectification de tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque.

Lorsque la loi le permet, vous pouvez également demander l’effacement ou la destruction de vos renseignements personnels, la communication des renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré, ainsi que la cessation de leur diffusion ou leur désindexation dans les circonstances prévues par la loi.

Vous pouvez également retirer votre consentement lorsque le traitement de vos renseignements personnels est fondé sur celui-ci, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, le cas échéant.

Pour toute demande relative à la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous à l’adresse confidentialite@optic.ca. Nous répondrons aux demandes d’accès et de rectification écrites dans les délais prescrits par la loi applicable, y compris dans un délai de 30 jours lorsque ce délai s’applique.

Si une demande est refusée en tout ou en partie, ou si aucune réponse n’est fournie dans le délai légal applicable, vous pouvez avoir recours à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Nous n’utilisons pas les renseignements personnels pour prendre des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produit des effets juridiques ou qui ont une incidence importante sur les personnes.

Incidents de confidentialité

Nous appliquons des procédures pour la gestion des incidents de confidentialité impliquant des données personnelles. Lorsque la loi applicable l’exige, nous prenons les mesures appropriées pour contenir l’incident, évaluer les risques, conserver les documents requis et aviser les personnes concernées et les autorités de réglementation lorsque la loi l’exige.

Enfants

Notre site web et nos services sont destinés aux communications interentreprises et ne s’adressent pas aux enfants.

Nous ne sollicitons ni ne ciblons sciemment les enfants par le biais de ce site web. Si nous apprenons que des renseignements personnels concernant un enfant nous ont été transmis dans des circonstances exigeant l’intervention d’un parent ou d’un tuteur en vertu de la loi applicable, nous prendrons les mesures appropriées, y compris la suppression des données le cas échéant.

Sites tiers

Notre site web peut contenir des liens vers des sites web, plateformes, outils ou services tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité, de sécurité ou de traitement des données de ces tiers qui ne sont pas sous notre contrôle.

Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité et les conditions d’utilisation de tout site web ou service tiers auquel vous accédez.

Nous joindre

Pour toute question ou demande relative à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Responsable de la protection des renseignements personnels
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À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels
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